Microsoft Teams で Planner を効率的に使う
新年度が始まり、新しい組織に変わってこれから色々業務の引継ぎをされる現場の方も多いと思います。
Office 365 機能でも注目度の高い「Planner」を本日は Teams で上手く使うネタをご紹介したいと思います。
そもそも Planner とは
Office 365 Business Essentials 以上 (Business Premium、E1、E3、E5) のライセンスでお使いがいただける標準で付いている機能です。
PC では専用のアプリなどは用意されておらず Web ブラウザでアプリランチャーを開くか、スマホ用のアプリで参照する事が可能です。
以下は Web ブラウザで開いた Planner の画面です。
Web ブラウザで開くとパブリック/プライベートの 2 種類を選ぶことが出来ます。
使う上での機能差異はありませんが、他人から検索した時に見られたくない場合はプライベートを設定頂くのが良いと思います。
Teams で Planner を利用してみる
タブ上にあるアプリ追加の「＋」で Planner を選択すると以下のように Planner アプリと連携した画面が表示されます。
以下のようにバケットと言われる自分で決められるカテゴライズが標準 UI となっています。
2018 年の年明け位のアップデートから、タスク追加の画面もこの通り、Web ブラウザで使う UI と一緒になっており直感的に使えるようになっています。
Microsoft Teams で Planner を使う時に良いネタ
私の個人的オススメはこの「グループバケット」で UI に変化をつける見方です。
所属組織では部会などでタスクをどんどん追加していくのですが
誰が、どんな種類の、どんなタスクを、どの位の進捗状況で、持っているか
というのが一目で分かります。
右上にあるグループバケットボタンから試しに「進行状況」を押すと
以下のように UI が変わり、各タスクがどのような進捗状況なのかが一目で分かります。
プロジェクトや組織でタスク確認する時も、確認したい視点があると思いますのでこういったグループバケットの機能を利活用すると、自分のタスク確認や会議等での確認時間がグッと減ったと実感できるのがとても良い機能だと思っています。
また、フィルター機能ではもう少し細かく区切る事や、自分でカスタマイズ出来るラベルでフィルターをかける事も可能です。
先ほどは進行状況で区切りましたが、日付で区切ってみると確認したい視点を変えてタスクを確認する事ができます。
実際にどんなことに Planner を使って効果があったのか
＜マジメ編＞
個人的に Planner で行う可視化はチームやプロジェクトの運営において「課題や問題を可視化し、どのような進行状況であるか」を共通認識として持つ点が非常に優れていると感じています。
どのように問題を可視化し、共通認識として持たせるのかは色んな手法がありますが、実際取り組むときに下記記事などを参考にしました。(カイゼン・ジャーニー本編もオススメされているので早く読まねば…)
＜ちょっとライクに使う編＞
声を大にして言いたい。飲み会の集金にとっっっっても便利です。
タスク追加の際、カード欄に参加者の名前を書いて集金したらチェックを入れる。これだけで集金漏れが無くなりました。
飲み会って終わってしまうと集金忘れを結構やってしまうので、地味にコレ結構役に立ってます。
