Office 365 フル活用して業務カイゼンしてみる② Teams + Planner
約半年前にこんなブログを書いていました。
ここから Microsoft Teams + Planner + α を半年間運用してみて良かった事・残念だった事を今日は書いていきます。
残念だったこと
・Teams と Planner の使い方が浸透しないと結局 Excel 管理
・細かいタスクの振り分けだとぱっと見進捗が分からない
・横断的なテスク管理でタスクを細かく分けると同様のタスクを振り分けること多々
初めに残念だったことから。
Office 365 を長く使っている企業だとは思うのですが、やはり新しい機能が出てきた時に浸透していくのにある程度時間が必要でした。
またマネージャーや会議体のファシリテーターになる人等を巻き込めると上手く使うことを誘導できたのですが、そうではない所だと結局ファイルサーバーからも移行が難しく啓蒙活動に時間が割けない場合はそもそも利用が進まなかった。
もっと言うと、Teams の利用にこぎ着けられたらまず成功。くらいに私のテンションも段々なってきまして、現在ヴァーチャルチームで組んでる Teams で上手く使えるようになったのは啓蒙が出来た自部門だけ、、になってしまいました。
それでも自部門の人に Teams + Planner を普及できたのはすごく良い経験でした。
良かったこと
・1on1 の時間でいまの自分の状況を話すのがラクになった
・部門内でのタスク漏れが減った
これ実際に普段使っている Teams です。
自部門の Teams に細かくチャネルを作成し、それぞれ関係する所だけフォローをしています。
特に自分がオーナーシップを発揮するようなチャネルに関しては Planner が大活躍。
カイゼン・ジャーニーでも紹介されているカンバン方式でタスクは常にみられるように設定し、タスクでいつも溢れかえる部署なので、やらないといけないものはとりあえず ToDo にバケット作成。
着手し始めたタスクのバケットは Doing(自分) に各々が移し、他部署にお願いした場合は Doing(他人) へバケットを放り込みます。皆でやるタスクのバケットにはタスク割り振りもせず、週1回の進捗を確認する場で OK なら Done に移すという感じで運用をしていきました。
更に 1on1 でも業務量の把握がサクっと終わり、議論や相談に時間がさけるようになったのも大きな効果だったかと思います。
他部署とのコミュニケーションではまだまだですが自部門ではわりかし成功ができた例ではないかな？と思っています。
さいごに
多くの Teams に入る事になり、沢山の通知が毎日届くのですがそこは「メンション」や「重要マーク」など色々工夫や小ネタを使いながら、半年運用してようやくこれで自分もなれてきたかなーというのが印象です。Planner との組み合わせだけでなく、Teams を使う上で特によかった工夫としては
・Crel + K でメッセージ内でもスマートなリンク作成をし会話を妨げない
・メンションはメッセージ最下部につけて内容が詳細表示に行かないよう配慮
・Forms ＋ Flow + Teams で他部署からの依頼連絡を一カ所に集中させる
でしょうか。
1 つ目、2 つ目は多くのやり取りが Teams に集約されることによってリンクが長かったりメンションだけでメッセージが埋もれてしまうのを防ぐ良い小ネタだと思っています。え？そんなに影響ある？と思うかもしれませんが、これになれると戻れないくらいぱっと見で要件がすぐ分かるというビジュアル大事だと思うようになりました。
また、 3 つ目のは色んな拠点からくる相談事をナレッジとして貯めて置く意味でもメール脱却して、検索が出来るようになったのが良かったですかね。
Teams は改めて Office 365 の様々な機能を集約し、組み合わせるアイデアの場だと思いました。
