My 365 LIFE

主に Office365 / Teams / EMS / Windows 10 の利活用ネタや技術的備忘録など。

働き方改革に使える?! My Analytics とは?

My Analytics というOffice 365 ファミリーの製品をご存知でしょうか?

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元々は Delve Analytics という製品名でしたが Delve とは別々の独自アプリとして明示され、2016年秋頃より名称が現在のものに変更されています。

ライセンスは Office 365 E5 に含まれており、単品では 440円/月で入手することも可能です。

※単品利用の場合 Office 365 E1/E3 のアドオンとして使う必要があります

本記事では自社利用で約1年半利用してきたユーザー目線からの機能説明、気づきを書き留めておきます。

 

ざっくり機能説明

Microsoft の説明をみるとこんな事が書いてあります。

「より良い働き方の習慣を作る Office 365 の生産性分析ツール(中略)

 MyAnalytics は、仕事の時間をどのように費やしたかを集計し、もっとスマートに仕事する方法を提案します」

日本では最近おなじみになってきたワード「働き方改革」にも関係しそうですね。

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具体的には Office 365 基盤の利用状況を可視化し、

  • 会議、メールに費やした時間、残業時間やフォーカス時間(2時間以上の空きがあり集中できる時間)
  • 会議中のメール返信率
  • 勤務外時間でのメール開封数、返信数
  • 自分が送ったメールが読まれているかの確率(Outlook アドイン)
  • コミュニケーションを多くとった同僚の表示(一緒の会議に出た、メール数など)
  • 特定人物との上記データ表示
  • 各項目の前週比較

といったデータを元に個人の働き方に対して気づきを与えてくれるものです。

 

レポートの形は

  • ブラウザで確認するパーソナルダッシュボード
  • メールで送られるダイジェスト
  • Outlook アドインでの確認(ダッシュボード機能の機能限定+α)

となっています。

特に Outlook アドインを入れると重要な人(普段からよく会議を行う、メール送受信する等で勝手に選んでくれる)からの未読メールがあった場合にはカードが表示されたりと、結構便利な機能もあります。

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※赤枠は Outlook アドイン利用のイメージ(MSサイトより)

 

使ってみての感想

使い始めた頃「ほんとに気づき得られるの?」と若干の疑いと持ちつつも、

自分が「この人とこんなに会議時間被ってるのかー、メールも結構読まれてないなー」など気づきを沢山得ました。

が、徐々にあることに気づきます。これ本当にデータとして正しいのだろうか?

 

利用するときの注意がいくつかある

出されるデータからも予想出来るように、 My Analytics は基本的に Exchange Online Skype for Business のデータを利用します。※Micorosoft Graph からのデータ利用

先ず、おおよその正確なデータを取るには以下の設定が必須です。

  • 予定表のタイムゾーン、定時時刻の設定
  • 公開方法を正確に入れる(Outlook や OotW に出てくる下記のやつです)

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まず、タイムゾーンと定時時刻の設定が出来ていないと残業時間や残業時に見ているメールのデータがおかしくなります。

更に、公開方法で「外出=不在」にしておかないとフォーカス時間が増えてしまったり、人事面談等々で非公開の予定を入れるとそれは会議としてみなされない、といったクセがあります。

ユーザーへ気づきを与えるにも「このデータ合ってる?」と疑念が生まれるとうまく利活用できないことが想定されるので運用前にユーザーへも周知をきちんとしておきたいところです。

 

また、

  • 2人以上の予定でないと会議とみなされない
  • 共有メールBOXの読み取り率は取得されない
  • 会議通知の承諾がされないと、会議としてカウントされない

などなど。

上手く Exchange Online の予定表が使えていない、ハイブリット環境で予定表はオンプレ、等々ではデータが上手く出ないので活用の障壁が出てきます。

 

もっと自組織の色んな活用データが見たい

My Analytics はあくまでも個人のダッシュボードなので、組織全体の話となるとちょっと工夫が必要となります。

  • Workplace Analytics を使う:My Analytics のアドオン製品
  • Microsoft Graph データと AD 属性などを掛け合わせて自力でダッシュボード化

などなどの方法があります。がちょっと長くなるのでまた今度。

 

上手く活用すれば、個人で働き方の見直しに大いに使える製品なのですが

Office 365 の利用や予定表の入れ方の工夫をしないとデータとして信用性がなくなってしまう難しいところがあります。

個人的には、残業時間(飲みの帰り)になるとメールをめちゃくちゃ見るけど返信は翌朝、みたいなデータが顕著に出ていたり、出席者が重複する会議があったので無くしてフォーカス時間を増やす、という発見や活用が出来ました。

ジャストアイデアですが 働き方を見直すひとつの方法として 1on1 とかに利用してもいいかもしれないですね。